Hoffest planen: Tipps für ein gelungenes Fest

Ein wichtiges Instrument der Öffentlichkeitsarbeit stellen Hoftage dar. Damit der Tag zum Erfolg wird und eine möglichst nachhaltige Wirkung erzielt, nachfolgend einige Tipps für ein gutes Gelingen.

Von Rolf Leicher, Kommunikationstrainer, Heidelberg

Aufmerksamkeit erzeugen, Kontakte knüpfen, Kompetenz zeigen und Sympathie gewinnen. So könnte man ein erfolgreiches Konzept des Landwirts im Umgang mit unserer modernen Gesellschaft beschreiben. Dies lässt sich am besten mit einem gut organisierten „Tag der offenen Tür“ realisieren.

Um das in die Tat umzusetzen, muss die Organisation stimmen. Ein ordentliches Konzept muss her, genauso wie eine Antwort auf die Frage: „Welches Bild möchte ich eigentlich vermitteln?“

Hoffest planen: Ziel, Zeitpunkt und Anlass

Ziel ist, die Übersensibilisierung mancher Konsumenten gegenüber der landwirtschaftlichen Produktion auf ein Normalmaß zu bringen, Ängste zu nehmen, Sicherheit zu vermitteln. Ökobetriebe mögen es da leichter haben. Aber auch der konventionelle Betrieb findet Argumente. Mit einer optimistischen Einstellung und dem Idealismus, der in der Landwirtschaft nötig ist, wird einfacher ein nachhaltig guter Eindruck geschaffen.

Die beste Zeit für einen Hoftag liegt zwischen Mai und Oktober. Dabei sollte dieser eine Tag nicht mit einer regionalen Veranstaltung zusammenfallen. Öffentliche Veranstaltungen oder Straßenfeste sind weitere, ungünstige Termine. Besser ist das Wochenende zum Erntedank oder ein Wochenende im Mai oder Juni, aber nicht in den Schulferien.

Ein Anlass kann die Übergabe des Betriebes an den Junior oder ein größerer Umbau sein. Davon sollte aber das Event nicht abhängen. Landwirte, die ein erfolgreiches Marketing betreiben, planen jedes zweite oder dritte Jahr einen Tag der offenen Tür mit der Bezeichnung „Hoffest“. Geben Sie dem Hoftag einen unverwechselbaren Namen, eine Bezeichnung, die typisch ist für Ihren Betrieb.

Hoffest mit Partnern aus der Region

Einen Tag der offenen Tür durchzuführen, ist aufwendig und teuer. Deshalb sollte sich der Landwirt Partner suchen, die sich beteiligen. Das kann der Metzger sein, der die Bratwürstchen verkauft, der landtechnische Fachbetrieb oder ein Handwerksbetrieb aus dem Dorf. Ein passender Partner kann auch ein regional bekannter Weinhändler sein, der sich präsentieren möchte. Die Anzahl der Partner sollte aber auf maximal fünf Firmen begrenzt sein, damit die Hoftagsbesucher nicht abgelenkt werden.

Wichtig an diesem Tag ist die Verköstigung der Besucher. Eine Getränkefirma versorgt meist auch mit Stühlen und Tischen. Eine lockere Stimmung schafft man, indem zeitweise eine Live-Band spielt oder Auftritte zum Beispiel von der Landjugendtanzgruppe folgen. Je interessanter das Begleitprogramm für die Veranstaltung ist, desto mehr Besucher erreicht man.

Viel hängt jedoch vom Wetter ab, auf das man leider keinen Einfluss hat. Es ist immer ein Risiko, spielt es mit, genügen große Sonnenschirme. Auf der sicheren Seite ist man aber, wenn man ein Zelt mietet. Bei sehr warmer Witterung werden einfach die Seiten für eine bessere Belüftung geöffnet.

Mit Persönlichkeit bei den Gästen punkten

Wenn sich der Landwirt der Diskussion stellt und seinen Betrieb präsentiert, erwartet niemand eine rhetorische Meisterleistung. Lampenfieber gehört schlichtweg dazu. Die Rede sollte jedoch auf 20 Minuten begrenzt sein. Die örtliche Presse sollte unbedingt zu diesem Event eingeladen werden. Wer einen guten Kontakt zu ihr hat, wird möglicherweise schon vor dem Termin eine Kurzreportage über seine Veranstaltung bekommen.

Sympathisches und kompetentes Auftreten sowie die positive Ausstrahlung beeindrucken die Öffentlichkeit. Es gibt Landwirte, die haben ein Talent dafür und können mit Sympathie die Herzen der Öffentlichkeit gewinnen. Kontaktstärke, positive Ausstrahlung und der Blick über den eigenen Tellerrand hinaus machen aus eine Person eine Persönlichkeit. Dazu gehört auch Authentizität – das vermittelt Glaubwürdigkeit.

Einladungen und Bekanntmachung

Bezüglich der Einladung der Ehrengäste zum Hoffest sollte man zwischen 3 Besuchergruppen unterscheiden:

• Den Muss-Gästen, die unbedingt vor Ort sein sollten.
• Den Soll-Gästen – ohne die es ebenso gelingen kann.
• Und den Kann-Gästen, die kommen können, wenn sie möchten.

Der Landwirt lädt alle schriftlich ein und bittet um Rückantwort zu einem festgelegten Zeitpunkt. Wenn es an Zusagen mangelt, liegt es häufig am Programm des Events. Ein interessantes Programm weckt mehr Interesse, die Eingeladenen nehmen sich dann auch die Zeit für den Besuch. Die Einladungen sollten mindestens vier Wochen vor dem Termin versandt werden. Denn viele haben einen ebenso vollen Terminkalender wie man selbst. Bei den VIP (besonders wichtige Gäste) lädt man auch die Ehepartner mit ein.

Zwei Wochen vor der Veranstaltung wird eine Presse-Notiz versendet und der fernbleibenden Redaktion hinterher ein Kurzbericht zur Veröffentlichung gemailt. Zwei Inserate in der Tageszeitung sollten genügen. Zusätzlich ist eine redaktionelle Terminnotiz gut.

Die 20 wichtigsten Personen werden auch telefonisch oder per Mail eingeladen. Nicht zu vergessen sind Politiker und Verbandsvertreter. Die Eingeladenen wollen über das Programm informiert werden. Auf den Hinweis „Anmeldung erforderlich“, sollte man verzichten, denn dies ist vielen Besuchern zu verbindlich.

Hoffest Werbung: was wirklich wichtig ist

Auf einem Flyer beziehungsweise auf dem Hoffest-Plakat sollten folgende Informationen enthalten sein:

• Datum und Ort des Hoftages
• Tagesablauf, wie zum Beispiel: 10 Uhr Hofgottesdienst, 11 Uhr offizielle Eröffnung (durch Betriebsleiter, Ehrengäste),12 Uhr sowie 15 Uhr: geführte Rundgänge durch die Stallungen und den Betrieb
• Kurzvorträge jeweils um 12, 14 und 16 Uhr.
• Kinderprogramm: Hüpfburg, Trettraktoren
• Bewirtung, zum Beispiel durch Metzger, Landfrauen
• teilnehmende Aussteller: zum Beispiel Landmaschinen-Fachbetrieb, landtechnisches Lohnunternehmen
• Hinweis: Je nach Witterung findet die Veranstaltung im Zelt statt.
• Parkmöglichkeiten